Từ 1/7/2025, quy định mới về công chứng yêu cầu người ký văn bản công chứng phải chụp ảnh cùng công chứng viên tại chỗ. Hình ảnh được lưu trong hồ sơ, tăng tính minh bạch và phòng chống giả mạo giao dịch.
- Thực phẩm không nên để ở cửa tủ lạnh: Cảnh báo chuyên gia
- Kỷ luật không nước mắt – Dạy con bằng yêu thương 4.0.
- Sân bay Vinh đóng cửa 6 tháng để nâng cấp
Xem nhanh
Ghi hình người ký trước sự chứng kiến của công chứng viên
Theo nội dung quy định tại khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng sửa đổi; người yêu cầu công chứng, người làm chứng và người phiên dịch bắt buộc phải ký vào từng trang của văn bản giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Đồng thời, quá trình ký kết này phải được chụp ảnh lưu trữ trong hồ sơ công chứng.
Cụ thể, quy định nêu rõ: “Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng”, ngoại trừ một số trường hợp được miễn như quy định tại khoản 2 của điều luật.
Trường hợp ngoại lệ và hướng dẫn cụ thể
Đối với các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc liên hiệp hợp tác xã có người đại diện đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng; thì người này có thể ký trước vào văn bản giao dịch mà không cần chụp ảnh tại chỗ. Tuy nhiên; công chứng viên vẫn có trách nhiệm đối chiếu chữ ký trong văn bản với mẫu đã đăng ký để đảm bảo tính xác thực trước khi thực hiện thủ tục công chứng.
Để triển khai hiệu quả quy định mới về công chứng; Chính phủ đã ban hành Nghị định số 104/2025; trong đó có Điều 46 hướng dẫn chi tiết cách thức chụp ảnh và lưu trữ hình ảnh trong hồ sơ công chứng.
Quy chuẩn ảnh công chứng: Rõ ràng, minh bạch, không chỉnh sửa
Theo quy định tại Nghị định 104/2025; ảnh chụp công chứng viên cùng người ký văn bản công chứng phải đáp ứng ba tiêu chí cụ thể như sau:
Xác thực danh tính: Ảnh phải thể hiện rõ gương mặt của người ký và công chứng viên; đảm bảo khả năng nhận diện rõ ràng.
Chất lượng hình ảnh: Ảnh phải sắc nét, không bị mờ, không dễ phai màu, không được chỉnh sửa; cắt ghép, thêm bớt chi tiết hoặc thay đổi bối cảnh.
Định dạng ảnh: Có thể in màu hoặc đen trắng trên giấy A4. Trong trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng, kích thước tối thiểu là 13cm x 18cm.
Quy định mới về công chứng – Cách chụp ảnh khi có nhiều người ký
Trường hợp có nhiều người cùng tham gia giao dịch và cùng ký vào văn bản công chứng tại một thời điểm, cùng địa điểm; thì có thể lựa chọn chụp ảnh riêng từng người hoặc chụp ảnh chung tất cả người ký với công chứng viên.
Nếu những người ký văn bản không ký tại cùng thời điểm hoặc tại các địa điểm khác nhau; thì mỗi người sẽ được chụp ảnh riêng biệt cùng công chứng viên tại thời điểm; và địa điểm tương ứng với quá trình ký.
Như vậy, ảnh chụp trở thành thành phần bắt buộc trong hồ sơ công chứng; và chỉ được lưu trữ; sử dụng theo đúng quy định pháp luật hiện hành về quản lý và lưu trữ tài liệu.
Có thể quay video nếu cần thiết
Ngoài việc chụp ảnh, Nghị định 104/2025 cũng quy định thêm một lựa chọn linh hoạt: nếu các bên trong giao dịch và công chứng viên thấy cần thiết có thể quay phim toàn bộ quá trình ký kết văn bản. Đoạn phim này cũng được lưu giữ trong hồ sơ công chứng; và chỉ được sử dụng phục vụ mục đích pháp lý theo quy định về lưu trữ dữ liệu.
Mục tiêu: Minh bạch và ngăn ngừa gian lận
Quy định mới về công chứng nhằm tăng cường tính minh bạch; công khai và phòng chống các hành vi gian lận trong các giao dịch dân sự. Trong thời gian qua, nhiều vụ việc giả mạo chữ ký; giả danh người khác để ký văn bản công chứng; đặc biệt trong lĩnh vực chuyển nhượng đất đai, thừa kế, cho vay tài sản… đã gây ra hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến niềm tin của người dân vào hệ thống pháp luật.
Việc ghi nhận hình ảnh người ký và công chứng viên tại thời điểm giao dịch giúp xác minh chính xác ai là người trực tiếp tham gia; tạo điều kiện cho việc điều tra, xét xử trong các vụ tranh chấp sau này. Đây cũng là biện pháp bảo vệ chính người dân; giúp hạn chế tối đa các trường hợp bị lợi dụng danh tính để thực hiện hành vi phạm pháp.
Quy định mới về công chứng – Thách thức khi thực hiện
Dù mang lại nhiều lợi ích về mặt pháp lý; nhưng quy định mới về công chứng cũng đặt ra một số thách thức trong quá trình triển khai thực tế.
Gia tăng thủ tục: Người dân có thể phải chờ thêm thời gian để chụp ảnh; đặc biệt trong những ngày cao điểm.
Chi phí đầu tư thiết bị: Các tổ chức hành nghề công chứng sẽ phải đầu tư máy ảnh chất lượng cao; phần mềm lưu trữ, máy in ảnh… đảm bảo chất lượng ảnh lưu.
Vấn đề bảo mật: Việc lưu trữ hình ảnh cá nhân cần có cơ chế bảo vệ nghiêm ngặt, tránh rò rỉ hoặc lạm dụng thông tin.
Khó khăn cho địa phương vùng sâu: Những khu vực thiếu điều kiện hạ tầng kỹ thuật có thể gặp khó khăn trong việc tuân thủ đầy đủ quy định này.
Bước tiến mới và thách thức trong quy định mới về công chứng
Việc bổ sung ảnh hoặc video ghi lại quá trình ký văn bản công chứng là một bước tiến mới trong việc hiện đại hóa; minh bạch hóa hoạt động công chứng tại Việt Nam. Tuy nhiên, để quy định mới về công chứng thật sự phát huy hiệu quả; các cơ quan chức năng cần có hướng dẫn chi tiết; đồng thời hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo nghiệp vụ cho công chứng viên và tổ chức hành nghề.
Quan trọng hơn cả là đảm bảo cân bằng giữa minh bạch và quyền riêng tư; giữa hiệu quả pháp lý và sự thuận tiện cho người dân trong quá trình thực hiện quyền công dân của mình.
Nguồn: afamily.vn